Quy trình kiểm soát hàng tồn kho tối ưu cho doanh nghiệp

4 May, 2021

Trang chủ » Kinh doanh online » Quy trình kiểm soát hàng tồn kho tối ưu cho doanh nghiệp

Quy trình kiểm soát hàng tồn kho là điều không thể thiếu với các doanh nghiệp sản xuất. Quy mô càng lớn thì việc xây dựng quy trình này càng quan trọng. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng nhận thức đúng mức tầm quan trọng của nó. Thậm chí có nhiều doanh nghiệp còn chưa thiết lập cho mình một quy trình hoàn chỉnh.

kiem_soat_hang_ton_kho

Hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho là các nguyên vật liệu, hay các thành phẩm đã hoàn tất công đoạn sản xuất và được lưu kho chờ ngày đến tay khách hàng. Hàng tồn kho chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của doanh nghiệp. Vì thế quản lý chặt chẽ và hiệu quả là điều tối cần thiết mà mọi doanh nghiệp cần lưu ý.

Quy trình kiểm soát hàng tồn kho

Lập kế hoạch chuẩn bị

kiem_soat_hang_ton_kho

Không nên đợi đến khi có sản phẩm cần lưu kho thì mới bắt đầu chuẩn bị. Việc gấp rút trong các thao tác lưu trữ và bảo quản sản phẩm có thể làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và làm rối việc quản lý kho. Nên chuẩn bị trước sơ đồ lưu trữ dựa trên kế hoạch sản xuất. Đồng thời dự kiến thời gian lưu trữ, khối lượng, kích thước sản phẩm, quy trình kiểm tra… để xây dựng kế hoạch tối ưu khi sắp xếp hàng hóa trong kho.

Một kế hoạch tốt sẽ giúp bạn giải quyết nhiều vấn đề gây đau đầu:

  • Luôn có chỗ trống cho sản phẩm mới.
  • Sản phẩm được sắp xếp có trật tự, dễ tìm kiếm.
  • Kiểm tra kho thuận tiện, nhanh chóng.
  • Số lượng sản phẩm trong kho phù hợp với khả năng lưu trữ của doanh nghiệp và với nhu cầu tiêu thụ.
  • Quản lý kho dễ dàng và hiệu quả, tối ưu chi phí lưu trữ.

Xem thêm: 7 vấn đề gặp phải nếu quản lý hàng tồn kho kém

Kiểm kê kho hàng

kiem_soat_hang_ton_kho

Các kho hàng cần có lịch kiểm kê kho định kỳ, có thể hằng quý, mỗi 6 tháng hoặc 1 năm 1 lần. Kiểm kê kho đầu kỳ giúp cập nhật thông tin chính xác về số lượng và mẫu mã sản phẩm thực tại trong kho. Công việc này có thể do 2 người hoặc 2 nhóm người tiến hành độc lập và ghi chú vào các biên bản khác nhau để đối chiếu. Cách này sẽ tăng tính chính xác và khách quan cho việc kiểm kê hàng hóa.

Kiểm soát hàng nhập kho

Các nghiệp vụ nhập kho bao gồm: Mua hàng, gia công, sản xuất, nguyên vật liệu thừa, phế phẩm, hàng bán trả lại, chuyển kho, cân đối kho.

Cần phân công nhân sự kiểm soát các giai đoạn trên và ghi chép cẩn thận để hạn chế sai sót. Thông tin có thể được lưu trữ trên file excel hoặc trên các phần mềm quản lý kho.

Kiểm soát quy trình xuất kho

kiem_soat_hang_ton_kho

Các nghiệp vụ xuất kho gồm: Bán hàng, xuất nguyên vật liệu để sản xuất/gia công, hàng mua trả lại, chuyển kho, cân đối kho.

Tương tự như khi nhập kho, quá trình xuất kho cũng cần được theo dõi và ghi chép cẩn thận. Để tối ưu về việc lưu trữ và quản lý thông tin, các bộ phận liên quan đến quá trình nhập, xuất nên sử dụng chung một hệ thống quản lý. Sử dụng chung dữ liệu sẽ giúp dễ kiểm soát và giảm thiểu rủi ro sai sót, nhầm lẫn.

Kiểm soát hàng tồn kho

Để kiểm tra, đối chiếu số lượng trên sổ sách và trên thực tế, doanh nghiệp cần tổ chức kiểm soát tồn kho. Có thể không cần đầy đủ như khi kiểm kê định kỳ, nhưng vẫn cần đối chiếu được mã sản phẩm, nắm được các thông tin chủ chốt hoặc đang cần thiết. 

Quá trình này đóng vai trò quan trọng bởi vì:

  • Đánh giá được tình trạng chất lượng sản phẩm lưu kho.
  • Kiểm tra tình hình kho bãi, đặc biệt là các yếu tố hỏng hóc, dột, ẩm mốc… có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.
  • Đánh giá tình hình kinh doanh: sản phẩm nào bán chạy, sắp hết hàng, cần bổ sung…

Kết chuyển tồn kho sang kỳ sau

Kiểm tra sổ sách và số lượng thực tế của kho vào cuối kỳ để tránh trường hợp sai sót thông tin. Đồng thời đánh giá tình hình kinh doanh của doanh nghiệp trong thời gian qua và có những định hướng sản xuất hợp lý trong kỳ kế tiếp.

Ứng dụng phần mềm quản lý để tối ưu quy trình

Trong các bước trên, bước nào cũng sẽ đơn giản hơn nếu doanh nghiệp vận dụng phần mềm quản lý. Công cụ này sẽ làm giảm các thao tác thủ công, đầy nhanh tốc độ và bảo đảm dữ liệu được chính xác hơn.

Nếu doanh nghiệp của bạn chưa sử dụng công cụ nào hoặc đang phải kết hợp nhiều phần mềm riêng biệt khác nhau, GoSELL có thể là một gợi ý lý tưởng. Nền tảng quản lý bán hàng GoSELL giúp bạn tối ưu quy trình quản lý kho. Không chỉ thế, còn đồng bộ nhiều thông tin trên cùng nền tảng như đơn hàng, khách hàng, chi nhánh, nhân viên… giúp việc quản lý của doanh nghiệp tiện lợi và dễ dàng hơn.

kiem_soat_hang_ton_kho

Quản lý mọi thứ trên GoSELL giúp bạn giảm bớt nỗi lo khi phải chuyển giao thông tin giữa nhiều phần mềm, công cụ, có thêm thời gian để đầu tư cho việc kinh doanh, lên các chiến lược bán hàng sắp tới. Không chỉ kiểm soát tốt hàng tồn kho mà GoSELL còn giúp bạn kiểm soát tốt được công việc kinh doanh, tạo tiền đề cho tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận trong tương lai gần.