Phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả và khoa học

15 March, 2021

Trang chủ » Kinh doanh online » Phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả và khoa học

Nếu sản phẩm là bộ mặt, là đại diện hình ảnh của bạn trong mắt khách hàng, quyết định ấn tượng của khách hàng về bạn, thì kho hàng là nơi lưu trữ và gìn giữ hình ảnh ấy. Nắm được phương pháp quản lý kho sẽ giúp việc vận hành kinh doanh diễn ra suôn sẻ, thuận lợi. 

Phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả và khoa học

Quản lý tốt được kho hàng còn làm giảm các thất thoát không đáng có, giúp tài chính được tối ưu để đầu tư cho các hoạt động kinh doanh.

Quản lý kho hàng là gì? Vì sao cần quản lý kho?

Quản lý kho hàng là tổ hợp các công việc tổ chức, sắp xếp, giám sát lưu trữ kho. Bao gồm quản lý các hoạt động thường ngày như nhập, xuất, vận chuyển hàng, tồn kho.

Thông qua việc quản lý, chủ doanh nghiệp có thể nắm được số lượng hàng hóa, tình hình mua bán sản phẩm,… để lên kế hoạch nhập hàng, lưu trữ, hay các kế hoạch khác như chiến lược kinh doanh, khuyến mãi, xả kho,…

Công việc này liên quan đến nhiều người và nhiều công đoạn, đòi hỏi phải được tổ chức khoa học, hợp lý để vận hành có hiệu quả. Những lý thuyết quản lý nhìn chung rất nhiều, nhưng chúng tôi đã nghiên cứu và góp nhặt được các phương pháp quản lý kho chính yếu sau đây.

Các phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả

Áp dụng phương pháp FIFO hoặc LIFO

Đây là 2 thuật ngữ thường gặp trong quản trị kho hàng, cũng là 2 phương pháp cơ bản nhất.

phương pháp FIFO hoặc LIFO

FIFO (first in – first out): nhập trước, xuất trước. 

Những doanh nghiệp áp dụng phương pháp quản lý kho hàng FIFO  sẽ ưu tiên các hàng hóa nào nhập kho trước được xuất ra thị trường trước. Các mặt hàng thực phẩm thường được áp dụng hình thức này, do sản phẩm có thời hạn sử dụng nhất định và không thể để lâu.

LIFO (last in – first out): nhập sau, xuất trước.

Những hàng hóa được nhập kho sau cùng sẽ được xuất ra đầu tiên. Ví dụ điển hình cho hình thức này là các mặt hàng thời trang. 

Để cập nhật kịp thời các xu hướng mới, doanh nghiệp có thể đẩy sản phẩm mới ra trước. Điều này không có nghĩa là các mặt hàng cũ đã “hết thời”, một số mẫu mã có thể bán quanh năm, hoặc tùy theo đặc thù từng mùa trong năm.

Sắp xếp theo mã SKU

SKU – Stock Keeping Unit, nghĩa là đơn vị lưu trữ kho, nhưng cũng được biết đến rộng rãi như mã sản phẩm. SKU được ứng dụng rộng rãi và được nhiều shop sử dụng làm mã quản lý sản phẩm chính của mình.

Mã SKU bao gồm chữ và số, dùng để mô tả, ký hiệu các đặc điểm sản phẩm theo một trình tự, quy tắc nhất định mà doanh nghiệp tự đề ra. Do được tạo ra dựa trên đặc điểm sản phẩm, việc sắp xếp hàng hóa trong kho theo mã SKU thuận tiện hơn rất nhiều trong việc theo dõi, tìm kiếm, sắp xếp.

Quy hoạch kho theo từng khu vực

Thay vì đợi đến khi có sản phẩm nhập kho mới tìm chỗ trống để sắp xếp, quy hoạch trước khu vực cho từng mặt hàng sẽ dễ quản lý hơn. Ví dụ cửa hàng bạn đã lên kế hoạch kinh doanh giày thể thao nam nữ. Mỗi loại giày sẽ có bao nhiêu mẫu mã, kích thước, ứng với mỗi loại sẽ tồn kho bao nhiêu đôi.

Từ số liệu dự kiến bạn có thể lên kế hoạch quy hoạch kho. Sau đó, mỗi lần cần nhập hay xuất mẫu mã nào, chỉ cần tìm đúng vị trí bạn đã chuẩn bị trước đó. Như thế, kho hàng sẽ bảo đảm luôn có chỗ cho các mặt hàng bạn đang kinh doanh, tiết kiệm được thời gian sắp xếp mỗi lần nhập – xuất hàng.

Lên sơ đồ quản lý kho

Vẽ lại sơ đồ vị trí các mặt hàng được lưu trữ trong kho cũng là phương án tốt giúp chủ doanh nghiệp kiểm soát được kho hàng của mình. Sơ đồ không chỉ thông báo vị trí mặt hàng, mà còn cho ta biết quy mô, số lượng của mặt hàng đó. Đồng thời, có một sơ đồ chung sẽ giúp bất kỳ ai quản lý kho cũng có thể tìm kiếm, sắp xếp thuận tiện hơn.

Dán nhãn/mã vạch cho từng lô hàng

Việc này tiêu tốn nhiều thời gian cho mỗi lần nhập hàng, nhưng bù lại việc quản lý sẽ được hệ thống hóa. Kiểm hàng lúc nhập kho và dán thông tin cẩn thận sẽ hạn chế việc nhầm lẫn, sai sót trong khi vận chuyển, lưu giữ hàng hóa. Khi từng món hàng của bạn đều có nhãn, mã quản lý riêng, mỗi lần xuất kho hay kiểm tra cũng sẽ nhanh gọn và chính xác hơn. 

Kiểm kê kho định kỳ, thường xuyên

Lịch kiểm kê kho hàng thường vào khoảng 6 tháng/lần hoặc 3 tháng/lần. Kho hàng lớn đòi hỏi nhiều nhân sự và thời gian vài ngày để kiểm tra xong. Nếu bạn có điều kiện hoặc kho hàng vừa phải, hãy tổ chức kiểm kê thường xuyên hơn.

Kiểm kê kho định kỳ

Một số nội dung nổi bật khi kiểm kê kho hàng:

  • Xác định số lượng tồn kho, đối chiếu với số lượng xuất – nhập kho và với báo cáo kho hàng
  • Kiểm tra chất lượng hàng hóa: hàng hóa tồn kho lâu có thể xảy ra một vài vấn đề về bao bì hoặc chất lượng
  • Kiểm tra hạn sử dụng: hạn sử dụng có khớp với thông tin đã lưu không, có sản phẩm nào gần đến hạn mà lượng tồn kho còn nhiều, hay sản phẩm nào tiêu thụ nhanh hơn dự kiến, cẩn nhập thêm gấp không.
  • Cơ sở vật chất kho: bất kỳ tài sản hữu hình nào cũng sẽ có hao mòn. Kiểm tra kho không nên chỉ kiểm chất lượng hàng hóa, mà còn nên kiểm cả chất lượng kho. Kho xuống cấp, rỉ sét, dột, ẩm mốc,… cũng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm. Nên kiểm tra thường xuyên để có kế hoạch sửa chữa phù hợp.

Chú trọng khâu nhân sự

Con người là yếu tố quan trọng nhưng khó quản lý. Rất nhiều sai sót, thất thoát hàng có nguồn gốc từ nhân viên kho. Tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân viên cẩn thận, giám sát chặt chẽ, phân quyền cụ thể và đảm bảo mọi thứ được thực hiện đúng quy trình sẽ giúp bạn giảm bớt các rủi ro thất thoát.

Tham Khảo: 7 quy tắc quan trọng để quản lý nhân sự hiệu quả cho các doanh nghiệp

Lắp camera quan sát để quản lý kho

Camera giám sát là cần thiết để giám sát hàng hóa 24/7. Lắp đặt camera không chỉ khuyến khích nhân viên trung thực, mà còn theo dõi trộm cắp hoặc các sự cố khách quan.

Lắp camera cần có người theo dõi. Hãy cẩn thận bố trí người giám sát, bởi nhóm người này cần phải có tính cách, đạo đức tốt, cũng như siêng năng, nhanh nhạy để ứng phó các tình huống khẩn cấp.

Công nghệ hóa sổ sách lưu trữ

Hiện nay việc quản lý kho đa phần vẫn được vận hành thủ công. Mỗi lần nhập hàng, xuất hàng là có phiếu nhập kho, xuất kho. Sau đó cần phải tổng hợp thông tin vào một trang thông tin chung. Lượng giấy tờ trong một năm có thể chiếm dụng ¼ nhà kho. 

Khi quản lý dữ liệu trên giấy tờ, không chỉ mất thời gian để sao lưu mà còn có nhiều rủi ro do thực hiện thủ công. Thay vào đó, doanh nghiệp có thể ứng dụng công nghệ để quản lý thông tin kho hàng. Số liệu được lưu trữ trên hệ thống có thể được truy xuất bởi bất kỳ ai, mỗi lần nhập – xuất kho cũng có thể nhập dữ liệu trực tiếp, vừa tiết kiệm nhiều giai đoạn sao chép dữ liệu, vừa chính xác hơn trong tính toán.

Sử dụng phần mềm quản lý kho

Ngoài việc ứng dụng công nghệ để quản lý số liệu, các doanh nghiệp hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý kho để lựa chọn. Một trong số đó là GoSELL – nền tảng quản lý bán hàng với nhiều tính năng vượt trội. Dù thiết kế website, POS tại cửa hàng hay app bán hàng thì bạn cũng có thể tận dụng chức năng quản lý kho hàng của nền tảng để quản lý hàng tồn kho tốt hơn.

Sử dụng phần mềm quản lý kho

Tính năng quản lý kho hàng của GoSELL cho phép bạn đánh dấu sản phẩm bằng mã vạch và cả SKU. Từ đó thuận tiện từ việc xuất, nhập kho, kiểm đếm hàng hóa đến việc phân phối nhiều chi nhánh, quản lý đơn hàng… 

Do được đồng bộ trên cùng hệ thống quản lý, nên bạn sẽ không tốn thời gian cho các việc thủ công, hay chuyển đổi qua nhiều bộ phận, qua nhiều giai đoạn bán hàng. Mọi thứ sau khi được đồng bộ sẽ tự động vận hành, tính toán. Chủ doanh nghiệp sẽ có thêm thời gian, kinh phí để đầu tư cho việc kinh doanh. Nhờ đó việc kinh doanh sẽ dễ dàng, nhanh chóng và phát triển mạnh hơn.

Tham Khảo: Làm Thế Nào Để Quản Lý Kho Hàng Hiệu Quả Trên Công Cụ GoSELL

Hi vọng bài viết sẽ giúp bạn có phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả cũng như tìm được cho mình một nền tảng bán hàng tích hợp chức năng này để quản lý hàng hóa một cách khoa học hơn