10 sự thật về tạo mã vạch mà người bán hàng nên biết

17 March, 2021

Trang chủ » Kinh doanh online » 10 sự thật về tạo mã vạch mà người bán hàng nên biết

Xu hướng tạo mã vạch trong kinh doanh giờ đây đã không còn quá xa lạ với đại đa số các doanh nghiệp. Mã vạch xuất hiện ở tất cả các sản phẩm, mặt hàng trên thị trường. Mã vạch (barcode) còn giúp khách hàng có thể truy xuất được thông tin, nguồn gốc của từng loại sản phẩm. Riêng đối với dân kinh doanh, liệu bạn có biết được ý nghĩa thật sự và những lưu ý khi tìm hiểu về mã vạch chưa? Cùng GoSELL tìm hiểu 10 sự thật ít người biết về barcode qua bài viết bên dưới nhé!

sự thật về tạo mã vạch

Những dãy số trên mã vạch có ý nghĩa gì?

Có thể bạn đã biết, tất cả các sản phẩm được phép lưu thông và kinh doanh trên thị trường đều buộc phải trích xuất mã vạch riêng biệt. Việc check mã vạch sản phẩm trong kinh doanh đã xuất hiện từ rất lâu nhằm mục đích bảo đảm về việc dễ dàng truy xuất nguồn gốc, chất lượng, thông tin của từng sản phẩm, hạn chế sản phẩm giả mạo, không rõ nguồn gốc xâm nhập vào thị trường.

Mã vạch sản phẩm sẽ bao gồm 2 phần là: 1 chuỗi dãy số để người dùng có thể phân biệt tương ứng và 1 chuỗi ký tự vạch để các máy quét truy xuất thông tin, so sánh với dữ liệu hệ thống để đưa ra thông tin sản phẩm chính xác. Chuẩn mã vạch tại Việt Nam là EAN (Tổ chức mã số vật phẩm quốc tế) – EAN International. Chuẩn này bao gồm 13 chữ số, chia làm 4 nhóm, có ý nghĩa như sau:

  • Nhóm 1: Gồm 3 chữ số đầu tiên, từ trái sang phải nhằm phân biệt mã số của từng quốc gia.
  • Nhóm 2: 3 chữ số tiếp theo sẽ là mã số của doanh nghiệp.
  • Nhóm 3: 5 chữ số tiếp theo là mã số của hàng hóa.
  • Nhóm 4: Số cuối cùng (bên phải) là chữ số để kiểm tra.

dãy số trên mã vạch có ý nghĩa gì

(Quy tắc kiểm tra sẽ là với mỗi mã vạch, bạn lấy tổng các chữ số hàng chẵn (tức là các chữ số ở vị trí 2, 4, 6, 8, 10, 12) nhân 3, sau đó cộng với tổng các chữ số hàng lẻ (là các chữ số ở vị trí 1, 3, 5, 7, 9, 11, trừ số thứ 13 ra, số thứ 13 là số để kiểm tra, đối chiếu).
Sau khi có kết quả của phép tính trên, bạn cộng kết quả đó với chữ số thứ 13, nếu tổng có số đuôi là 0 là mã vạch hợp lệ,còn nếu khác 0 là không hợp lệ, có thể hàng giả, hàng nhái.

Mã vạch được tạo ra bằng cách nào?

Mã vạch (barcode) được tạo ra bằng các công cụ tạo mã vạch chuyên nghiệp hoặc phần mềm. Chủ doanh nghiệp, cửa hàng sẽ quyết định các thông tin như (số lượng, màu sắc, loại mã,…) sau đó sẽ tiến hành thiết kế mã vạch trên các phần mềm, các phần mềm này sẽ thiết kế mã vạch tự động dựa vào format (quy chuẩn) mà doanh nghiệp đã chọn.

Với các doanh nghiệp Việt đang tìm kiếm một nền tảng tạo mã vạch online, cũng như phần mềm quét mã vạch chuyên dụng để bán hàng. Hãy tham khảo nền tảng quản lý bán hàng GoSELL. GoSELL cung cấp tính năng tạo và quản lý mã vạch cho sản phẩm, đơn hàng, đơn đặt, lịch hẹn,…giúp cho việc quản lý bán hàng được tối ưu hơn.

Hướng dẫn: Tạo mã vạch cực nhanh trên phần mềm GoSELL

Có nên sử dụng riêng biệt mỗi mã vạch cho từng mặt hàng không?

Câu trả lời là không nên! Bạn cần phân biệt được định nghĩa “sản phẩm” và “mặt hàng”. Sản phẩm là 1 dòng sản phẩm (ví dụ: bánh quy, trái cây, áo thun,…vvv) còn mặt hàng là số lượng hàng hóa của dòng sản phẩm đó (ví dụ: 100 chiếc áo thun giống nhau thì được xem là 100 mặt hàng). Để tạo mã vạch, tốt nhất là bạn nên phân loại các dòng sản phẩm trước tiên, để tránh việc bị trùng mã, không phân biệt được sản phẩm khi phân loại và tránh tạo quá nhiều mã vạch.

sử dụng riêng biệt mỗi mã vạch

Cụ thể hơn: Với 100 chiếc áo thun cùng 1 loại, bạn sẽ tạo chung 1 mã vạch. Để đồng bộ số lượng và thông tin hàng hóa. Đừng nên chia mã vạch quá chi tiết và riêng lẻ, việc này chỉ làm bạn khó quản lý và kiểm soát thông tin sản phẩm hơn mà thôi.

Có thể tái sử dụng lại mã vạch không?

Hoàn toàn không nên, đừng tiết kiệm thời gian và công sức để tạo mới mã vạch cho bất cứ dòng sản phẩm mới nào. Đặc biệt là với những người kinh doanh, việc nhập lại sản phẩm cũ là lẽ đương nhiên vì bạn không thể lúc nào cũng nhập những sản phẩm mới. Và cũng như những kiến thức cơ bản trên về mã vạch, mỗi mã vạch sẽ cố định thông tin của 1 dòng sản phẩm nào đó, nên sẽ không được phép tái sử dụng mã vạch đó cho một nhóm sản phẩm khác. Còn không, bạn sẽ phải xử lý và hệ thống lại các mã vạch (gây tốn thời gian và công sức gấp nhiều lần so với việc tạo mã vạch mới).

Làm thế nào mà việc sử dụng mã vạch lại giúp tối ưu quy trình bán hàng?

Đúng vậy, tích hợp mã vạch vào sản phẩm là phương pháp tốt nhất để đẩy nhanh quá trình bán hàng. Việc tạo mã mạch giúp loại bỏ việc nhập thủ công thông tin giá cả, số lượng và mã hàng khi xử lý kho, thanh toán, bán hàng. Sử dụng mã vạch không chỉ tối ưu quy trình thanh toán cho khách hàng và nhân viên thu ngân, mà còn hạn chế các lỗi từ việc nhập thủ công.

sử dụng mã vạch giúp tối ưu quy trình bán hàng

Tham khảo: Kinh doanh hiệu quả hơn với phần mềm quét mã vạch

Các cửa hàng cũng có thể đặt mã vạch trên biên lai. Nhiều hệ thống POS còn có thể tạo mã vạch online cho giao dịch nhằm lưu trữ thông tin liên quan đến việc bán hàng.

Ứng dụng mã vạch trong quản lý tồn kho

Không những giúp tối ưu được quy trình xử lý đơn hàng, thanh toán,… mà tạo mã vạch còn vô cùng hữu ích khi sử dụng để quản lý hàng tồn kho. Một số nền tảng còn tích hợp tính năng tạo, tra, quét mã vạch để kiểm tra số lượng tồn kho của từng sản phẩm, truy xuất và báo cáo số lượng tồn kho để phục cho công việc kiểm kê hiệu quả và nhanh hơn.

Quản lý tồn kho

Xem thêm:  Hướng dẫn quản lý tồn kho, sản phẩm với mã vạch

Sử dụng mã vạch để tìm kiếm sản phẩm

Với các phần mềm quét mã vạch chuyên dụng, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm sản phẩm thông qua từng mã vạch riêng biệt của sản phẩm đó. 

Tùy thuộc vào loại mã vạch, tùy chỉnh hoặc theo format có sẵn, phần mềm quét mã vạch sẽ tìm kiếm dựa trên những vạch đã được niêm yết trên nhãn của sản phẩm hoặc từ dãy chữ số của mã vạch đó để truy xuất các thông tin có thể là: vị trí, số lượng, màu sắc,…của sản phẩm

Như vậy, liệu máy quét mã vạch của bạn có quét được tất cả các mã vạch không? Câu trả lời là không. Mặt dù nhìn thì có vẻ các mã vạch sẽ giống nhau, nhưng dữ liệu được lưu trữ trong mã vạch là riêng tư và chỉ được kết nối với phần mềm quản lý kho hoặc máy POS của từng cửa hàng. Như vậy, mỗi máy quét lại có một lượng thông tin mã vạch đã được nhập vào hệ thống trước đó và chỉ chính những sản phẩm nào có mã vạch thuộc hệ thống dữ liệu đó thì mới có thể được tìm thấy. Những mã vạch không nằm trong dữ liệu của máy quét sẽ không được tìm thấy

Mã vạch (barcode) và QR code có giống nhau không?

Câu trả lời là không! Mã vạch (barcode) được hiểu là mã 1 chiều, thể hiện bằng các đường thẳng tuyến tính và đi kèm một dãy chữ số liên quan. QR code là mã 2 chiều (2D barcode) hay còn được gọi là mã vạch ma trận, vì QR code thể hiện dưới dạng những chấm pixel và các biểu tượng hình vuông tạo thành một khối những ký hiệu đặc biệt. Ngoài ra QR code (quick response) có phần ưu việt hơn mã vạch thông thường vì loại mã vạch này được ứng dụng để quét nhanh trên điện thoại và camera chuyên dụng. Khác với mã vạch thông thường phải được quét trên phần mềm quét mã vạch. Tuy nhiên, để lưu trữ thông tin sản phẩm, đa số các doanh nghiệp sẽ ưu tiên sử dụng mã vạch thông thường hơn vì sự tinh gọn, dễ in ấn, ít bị lỗi hiển thị. Và hệ thống mã vạch thông thường cũng lưu trữ nhiều thông tin, nguồn gốc xuất xứ hơn so với mã QR code.

Sự khác nhau giữa SKU và mã vạch

Mặc dù để quản lý hàng tồn kho thì việc phân loại SKU và mã vạch đều tương tự nhau, nhưng chúng không giống nhau. Điều quan trọng là phải biết sự khác biệt giữa chúng và cách sử dụng chúng một cách hợp lý. Cả SKU và mã vạch đều giúp doanh nghiệp có thể tối đa hóa việc theo dõi dữ liệu, quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả, đồng thời giảm chi phí thuê nhân sự.

Tuy nhiên, SKU là đơn vị đo lường duy nhất chỉ thuộc doanh nghiệp của bạn. Các doanh nghiệp có thể thiết lập chúng bằng cách tuân theo một số nguyên tắc hướng dẫn. Nhưng nhìn chung, cách bạn đặt tên và quy định SKU sản phẩm của mình là tùy thuộc vào bạn. SKU nên được sử dụng cho mục đích quản lý kho hàng nội bộ và thường không phải sử dụng với mục đích kiểm kê, thanh toán.
Riêng đối với mã vạch thì lại khác, ngay từ việc quy định những dãy số phải tuân theo mã số khu vực (quốc gia), mã số của dòng sản phẩm, mã số của doanh nghiệp nhằm mục đích truy xuất thông tin chính xác và rõ ràng. Đặc biệt là với những sản phẩm được xuất khẩu. Chính vì vậy, mã vạch sẽ phải tuân theo những quy định khi thiết lập chứ không thể tự do thiết lập như SKU.

Tham khảo: Quy định thiết lập mã vạch, sử dụng và quản lý mã vạch

Mã vạch được in lên sản phẩm bằng cách nào?

Thông thường, để in được mã vạch lên nhãn của sản phẩm, các doanh nghiệp sẽ dùng máy in chuyên dụng. Còn đối với mã vạch để thanh toán và kiểm kê kho vận, các doanh nghiệp có thể dùng máy POS (có tính năng in và quét mã vạch) hoặc các loại máy in dạng phun hoặc máy in laser để in mã vạch chính xác, rõ ràng hơn.

10 sự thật, 10 hiểu biết rõ hơn về mã vạch đã giúp doanh nghiệp bạn có thêm kiến thức và lưu ý khi triển khai tích hợp mã vạch cho sản phẩm của mình rồi. Nắm bắt cơ hội tối ưu và tăng hiệu quả cho việc kinh doanh bằng các nền tảng tạo, quản lý và tích hợp mã vạch trong bán hàng với gợi ý từ GoSELL nhé!

Tối ưu hiệu quả bán hàng với mã bằng trên app quản lý GoSELLER

Với nhu cầu tích hợp mã vạch cho sản phẩm, nền tảng quản lý bán hàng GoSELL đã ra mắt ứng dụng quản lý GoSELLER, giúp doanh nghiệp vừa có thể tạo mã vạch, vừa có thể quét và truy xuất mã vạch ngay trên điện thoại di động của mình. Cùng điểm qua một số tính năng nổi bật mà GoSELLER mang lại sau đây:

  • Tạo mã vạch online nhanh chóng: Ứng dụng quản lý GoSELLER giúp chủ cửa hàng tạo mã vạch online chỉ vài thao tác đơn giản và xuất bản mã vạch sản phẩm lên hệ thống một cách nhanh chóng.
  • Quét mã vạch nhanh bằng camera điện thoại: Chỉ khi bạn mở camera check mã vạch trên ứng dụng GoSELLER, sau đó đưa camera vào đúng vị trí mã vạch cần quét, tất cả thông tin về sản phẩm đã được thiết lập trước đó sẽ hiển thị đầy đủ: số lượng, biến thế, tổn kho, tên sản phẩm, màu sắc,…
  • Tạo mã vạch online cho khách hàng: Không chỉ có thể tạo mã vạch cho sản phẩm, ứng dụng còn giúp doanh nghiệp quản lý dễ dàng hơn với tính năng tạo mã vạch cho từng khách hàng và cách truy xuất thông tin cũng tương tự là mở ứng dụng và quét đúng mã vạch cần tìm. Việc này giúp cho quy trình quản lý thông tin khách hàng được cải thiện rõ rệt nhờ vào việc lấy thông tin nhanh hơn.
  • Tạo mã vạch đặt chỗ/dịch vụ: Không chỉ mỗi ngành bán lẻ mới cần đến mã vạch mà ngay cả dịch vụ, đặt lịch hẹn cũng cần được tích hợp mã vạch để dễ dàng quản lý hơn.

app quản lý GoSELLER

Như vậy, với những thông tin bổ ích mà bài viết đã cung cấp về mã vạch cũng như lợi ích mà việc tạo mã vạch mang lại trong kinh doanh. Hãy nhanh chóng tích hợp chúng vào hệ thống bán hàng của bạn. Tận dụng nhiều tính năng hơn với ứng dụng quản lý GoSELLER để tối ưu hóa hiệu quả bán hàng nhé!