Trang chủ » kinh doanh online » TẦM QUAN TRỌNG CỦA QUẢN LÝ ĐẶT CHỖ TRONG NGÀNH DỊCH VỤ

kinh doanh online

TẦM QUAN TRỌNG CỦA QUẢN LÝ ĐẶT CHỖ TRONG NGÀNH DỊCH VỤ

16 Tháng Ba, 2021

Khi kinh doanh dịch vụ chắc bạn đã từng nghe đến hệ thống quản lý đặt chỗ và đặt chỗ sử dụng dịch vụ. Bất kỳ ai điều hành một doanh nghiệp dịch vụ đều biết việc quản lý các cuộc hẹn với khách hàng có thể rất khó khăn. Vì thế, hệ thống quản lý đặt chỗ tự động cho phép khách hàng đặt, hủy hoặc lên lịch hẹn online có thể giúp quá trình này dễ dàng hơn nhiều. Hãy cùng GoSELL tìm hiểu tại sao hệ thống quản lý đặt chỗ dịch vụ lại quan trọng đối với Doanh nghiệp dịch vụ của bạn?

TẦM QUAN TRỌNG CỦA QUẢN LÝ ĐẶT CHỖ

Hệ thống quản lý đặt chỗ là gì?

Hãy bắt đầu với những điều cơ bản. Về cốt lõi, hệ thống quản lý đặt chỗ là một ứng dụng máy tính cho phép bạn số hóa lịch đặt chỗ của mình. Đây là một giải pháp thay thế cho việc theo dõi mọi thứ trên giấy tốn thời gian và rắc rối hoặc sử dụng bảng tính Excel … để theo dõi lịch hẹn của khách.

Ưu điểm chính ở đây là, không giống như hệ thống thủ công mà bạn phải sử dụng để theo dõi lịch hẹn với khách, hệ thống quản lý đặt chỗ được thiết kế đặc biệt để quản lý đặt chỗ . Nói cách khác, nó tự động hóa rất nhiều công việc bạn đang làm bằng tay, những thứ đang chiếm thời gian của bạn. Hệ thống đặt chỗ cho phép khách hàng hoặc người tham gia đặt chỗ trực tuyến. Điều này rất tiện lợi vì khách chỉ cần có kết nối Internet, có thể ngồi ở nhà và đặt chỗ sử dụng dịch vụ rất nhanh chóng và dễ dàng. Chủ doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý đặt lịch để kiểm soát lịch hẹn với khách hàng bất kỳ lúc nào. Sắp xếp lại lịch hẹn đã đặt trước, cập nhật xử lý yêu cầu dịch vụ và cung cấp dịch vụ theo yêu cầu cho khách hàng vào đúng thời điểm mà không ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ. 

Hệ thống quản lý đặt chỗ là gì

Hơn nữa, hầu hết các hệ thống đặt chỗ đều bao gồm các công cụ, tính năng bổ sung được thiết kế đáp ứng nhu cầu ngành cụ thể của bạn. Những tính năng này cho phép bạn đáp ứng tốt hơn nhu cầu của những khách hàng bạn phục vụ. Một số nền tảng như GoSELL bổ sung nhiều tính năng khác, bao gồm:

  • Phân tích, báo cáo
  • Tự động hóa tiếp thị
  • Quản lý chi nhánh
  • Quản lý doanh thu
  • Quản lý bán lẻ và dịch vụ
  • Quản lý đơn hàng
  • Quản lý nhân viên

Hệ thống quản lý đặt chỗ được dùng cho ngành nào?

Rất nhiều doanh nghiệp thuộc nhiều ngành khác nhau cần trợ giúp quản lý đặt chỗ và đặt chỗ trước, vì vậy câu hỏi tiếp theo là hệ thống quản lý đặt chỗ có thể được sử dụng trong các ngành nghề nào.

Hiện tại, các hệ thống đặt chỗ đang được sử dụng trong một số ngành, chủ yếu là ngành dịch vụ, bao gồm:

  • Spa, Salon tóc, tiệm Nail
  • Các phòng tập thể dục, Fitness và chăm sóc sức khỏe
  • Văn phòng Luật sư, tư vấn ….
  • Resort, khách sạn, nhà hàng, 
  • Công ty tổ chức tour du lịch và hoạt động
  • Tổ chức sự kiện
  • Vận chuyển

Tất nhiên, các giải pháp cho các ngành khác nhau thường có những tên gọi khác nhau. Bạn có thể nghe các từ như” quản lý đặt chỗ dịch vụ” hay thuật ngữ “hệ thống quản lý đặt phòng” thường dùng để chỉ ngành khách sạn. Nhưng nhìn chung, chúng đều là hệ thống hoạt động bằng cách cho phép khách hàng đặt lịch hẹn trước khi sử dụng dịch vụ.

Những lợi ích khi sử dụng quản lý đặt chỗ dịch vụ

Quản lý đặt chỗ đem lại nhiều lợi ích thiết thực cho Doanh nghiệp dịch vụ. Dưới đây là những lý do tại sao quản lý đặt chỗ lại đóng 1 vai trò quan trọng khi hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ.

Doanh nghiệp hoạt động 24/7

Một hệ thống đặt chỗ sẽ hoạt động mọi lúc, bất kể thời gian cuối tuần, ngày lễ hay nửa đêm. Điều này cho phép khách truy cập tiềm năng tự do đặt phòng, đặt chỗ sử dụng dịch vụ bất cứ lúc nào họ muốn. Nó cũng tối đa hóa doanh số bán hàng của bạn vì bạn không bị giới hạn giờ làm việc của mình. Trên thực tế, các nghiên cứu cho thấy hệ thống đặt chỗ trực tuyến 24/7 làm tăng đáng kể số lượng đặt phòng khách sạn, hay số lượng sử dụng dịch vụ của bạn.

hoạt động 24/7

Xu hướng đặt chỗ mới

Xu hướng áp dụng Internet, trực tuyến vào kinh doanh đang là xu hướng của thế giới. Ngày nay, khách hàng sử dụng Internet để khám phá mọi thứ họ cần biết. Nếu bạn không có sự hiện diện trực tuyến, rất có thể bạn đang bỏ lỡ nhiều cơ hội lớn. Vì vậy, nếu bạn muốn tận dụng cách tiếp cận đặt chỗ dịch vụ hiện đại, bạn phải tích hợp nền tảng đặt chỗ trực tuyến với các website của mình.

Quản lý đặt trước một cách dễ dàng

Hệ thống đặt phòng khách sạn sẽ làm cho nhân viên của bạn hiệu quả hơn. Họ sẽ không bị ràng buộc vào một chiếc điện thoại và chờ cuộc gọi của khách. Các thao tác đặt chỗ đều rất dễ dàng để khách hàng sử dụng. Hơn nữa, bạn sẽ có thể nhận đặt phòng suốt ngày đêm, 7 ngày một tuần.

Nhận được thông tin tổng quan, chi tiết về doanh nghiệp của bạn

Thông thường, các hệ thống đặt chỗ đi kèm với các công cụ phân tích, báo cáo khác nhau. Hệ thống đặt chỗ có thể theo dõi từng trường hợp khách đặt phòng và tất cả các chi tiết liên quan như thông tin số lượng người đặt, thời gian đặt chỗ, giá trị dịch vụ … Vì vậy, bạn sẽ có tất cả thông tin để hiểu rõ hơn về khách của bạn, sở thích của họ và những dịch vụ mà khách hàng quan tâm. Với những thông tin này, bạn sẽ có cái nhìn tổng thể về dịch vụ bạn cung cấp và lên kế hoạch cải thiện các khía cạnh mà bạn cần tập trung để phát triển kinh doanh.

Tăng Doanh thu Nhờ Bán hàng

Một lợi ích chính khác của hệ thống quản lý đặt chỗ là bạn dễ dàng tạo, quảng bá và bán các gói dịch vụ trực tuyến dễ dàng. Bạn có thể kết hợp bán các dịch vụ nổi bật, dịch vụ có khuyến mãi hoặc bán dịch vụ theo gói – Combo và cho khách hàng chọn gói mà họ muốn. Điều này sẽ làm tăng thêm doanh thu mà bạn tạo ra trong khi khách hàng sẽ có thể nhận được chính xác những dịch vụ mà họ muốn.

Tăng Doanh thu Nhờ Bán hàng

.Số lượng khách hủy cuộc hẹn, vắng mặt sẽ giảm

Những khách tiềm năng đặt phòng trực tuyến, đặt chỗ sử dụng dịch vụ có nhiều khả năng sẽ đến sử dụng dịch vụ nhiều hơn. Các hệ thống quản lý đặt chỗ như GoSELL sẽ có tin nhắn qua điện thoại và email nhắc nhở khách về cuộc hẹn và đây cũng là một cách tuyệt vời để đảm bảo rằng khách hàng của bạn sẽ nhớ đến cuộc hẹn. Từ đó tỉ lệ khách vắng mặt, quên cuộc hẹn sẽ giảm đi.

Hủy cuộc hẹn sẽ giảm

Thanh toán dễ dàng hơn và nhanh hơn

Quá trình thanh toán cũng được quản lý dễ dàng với nền tảng đặt chỗ trực tuyến. Khách hàng có nhiều lựa chọn thanh toán như thanh toán tại quầy, chuyển khoản, thanh toán trước hoặc gửi tiền đặt cọc… Bạn có thể yêu cầu khách hàng thanh toán trước 1 số tiền đặt cọc, giúp bạn gia tăng thu nhập và giữ chân khách hàng. Khách sẽ phải luôn nhớ đến lịch đăng ký sử dụng dịch vụ của bạn. Trong trường hợp khách vắng mặt, bạn đã có số tiền đặt cọc bù đắp phần nào chi phí.

Cắt giảm khối lượng công việc của bạn

Hệ thống đặt chỗ trực tuyến giúp giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên của bạn và tối ưu hóa dịch vụ khách hàng. Các nền tảng đặt chỗ có thể đảm bảo rằng các lượt đặt chỗ được đồng bộ hóa, diễn ra tự động. Mỗi lần có khách đặt chỗ, hệ thống sẽ cập nhật và thông báo đến Doanh nghiệp. Một hệ thống đặt chỗ tốt sẽ giúp quá trình đặt chỗ diễn ra tự động, bạn không cần phải tốn nhiều thời gian chăm sóc và quản lý.

Kinh doanh cơ động

Tính di động của doanh nghiệp là điều cần thiết trong môi trường kinh doanh cạnh tranh cao hiện nay. Khi khách hàng đưa ra yêu cầu đối với các sản phẩm và dịch vụ Spa của bạn, họ mong đợi phản hồi nhanh chóng từ phía Doanh nghiệp. Do trách nhiệm kinh doanh khác nhau, chủ tiệm không thể ngồi trước máy tính, PC để theo dõi sát những gì đang xảy ra trong tiệm và trung tâm spa. Họ phải di chuyển từ nơi này sang nơi khác để thực hiện các nhiệm vụ khác nhau theo thời gian.

Phần mềm quản lý Salon, quản lý đặt chỗ hiện đại có phiên bản hoặc ứng dụng dành cho thiết bị di động. Bạn có thể sử dụng quản lý đặt chỗ trên thiết bị di động của mình và thực hiện tất cả các hoạt động quan trọng của thẩm mỹ viện và spa của bạn từ bất kỳ nơi nào và bất kỳ lúc nào. Bạn có thể xác nhận đặt chỗ, hủy lịch đặt chỗ ngay trên điện thoại của mình. Điều này giúp bạn tăng khả năng phục vụ một số lượng lớn khách hàng trong thời gian thực, trả lời các câu hỏi và mối quan tâm của khách hàng và giúp họ tìm ra các giải pháp tốt nhất càng sớm càng tốt.

Tiết kiệm thời gian & chi phí

Việc xác nhận lịch hẹn trước giúp khách hàng không phải mất thời gian chờ đợi, đồng thời bạn có thể chủ động dự trù và sắp xếp được khối lượng công việc, nâng cao dịch vụ khách hàng.Qua đó tránh tình trạng lãng phí thời gian, công sức và tiền bạc.

Hạn chế tình trạng giờ cao điểm

Nếu không sử dụng đặt chỗ dịch vụ trước, khi khách đến tiệm của bạn ngay lúc cao điểm, đông khách thì có thể phải chờ đợi rất lâu để được phục vụ. Việc xác nhận lịch hẹn trước giúp khách hàng không phải mất thời gian chờ đợi, đồng thời bạn có thể chủ động dự trù và sắp xếp được khối lượng công việc, nâng cao dịch vụ chăm sóc khách hàng.

Khách hàng sẽ được sắp xếp đến sử dụng dịch vụ theo thời gian bạn đã thiết lập. Chủ doanh nghiệp có thể chủ động biết giờ nào cao điểm, trùng lịch với khách khác để hủy lịch hẹn và dời sang giờ trống khác. Từ đó sẽ không còn tình trạng tranh giành chỗ để được phục vụ, hoặc nhân viên bị quá tải. Giúp việc kinh doanh của bạn sẽ trôi chảy hơn.

Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Nhờ việc sắp xếp lịch hẹn trước bạn có thể sắp xếp nhân sự, thời gian để phục vụ khách hàng nhanh và tốt nhất. Giảm thời gian khách hàng chờ đợi, từ đó gia tăng trải nghiệm dịch vụ và mức độ hài lòng của khách hàng. Khi khách hàng hài lòng sẽ trở thành khách hàng thân thiết, thường xuyên quay lại sử dụng dịch vụ hoặc giới thiệu Doanh nghiệp của bạn cho người quen của khách.

Quản lý đặt chỗ dịch vụ chuyên nghiệp với GoSELL

Hệ thống quản lý đặt chỗ hoạt động như một chất xúc tác trong kinh doanh dịch vụ. Chọn và sử dụng đúng phần mềm hỗ trợ đặt chỗ và CRM giúp sắp xếp hợp lý các hoạt động kinh doanh hàng ngày của bạn, thể hiện sự chuyên nghiệp với khách hàng, cung cấp cho họ các dịch vụ được yêu cầu & nhân rộng mô hình kinh doanh.

Nếu bạn đang tìm giải pháp hỗ trợ quản lý đặt chỗ dịch vụ kèm theo nhiều tính năng hỗ trợ CRM, quản lý khách hàng, tiếp thị …. thì hãy chọn GoSELL. Ưu điểm của GoSELL là nền tảng quản lý đa tính năng, và bạn đồng thời có thể quản lý đặt chỗ dịch vụ, đồng thời có thể tạo website, app ứng dụng bán hàng cùng 1 lúc.

Quản lý đặt chỗ dịch vụ với GoSELL

Tính năng quản lý đặt chỗ của GoSELL giúp bạn quản lý tổng quát mọi hoạt động đặt chỗ của khách hàng với các báo cáo trực quan. Bạn có thể quản lý khách hàng đặt chỗ theo tên, quét mã vạch khi khách đến sử dụng dịch vụ hoặc kiểm tra các trạng thái của khách: Chờ xác nhận, đã xác nhận, đã hoàn tất hay khách hàng đã hủy đặt chỗ. Tiện ích này giúp bạn quản lý khách hàng đặt chỗ nhanh chóng hơn, đồng thời tránh tình trạng bỏ sót đơn đặt chỗ.

Khi có khách hàng đặt chỗ, hệ thống GoSELL sẽ có tin nhắn, email đến chủ Doanh nghiệp, bạn có thể chọn xác nhận đặt chỗ, hủy đặt chỗ hoặc dời lịch đặt chỗ sang khung giờ khác phù hợp hơn. GoSELL đồng thời cũng gửi tin nhắn thông báo đến khách hàng rằng lịch đặt chỗ đã được xác nhận hay chưa, ngày, giờ đặt chỗ … để khách luôn nhớ đến lịch hẹn. Bạn có thể sử dụng ứng dụng quản lý đặt chỗ trên điện thoại di động, đem lại tính cơ động và giúp bạn theo sát hoạt động kinh doanh mọi lúc, mọi nơi. Khách hàng sử dụng đặt chỗ có thể áp dụng nhiều hình thức thanh toán như trả trước, đặt cọc, thanh toán tại quầy hoặc chuyển khoản. 

Tính năng quản lý đặt chỗ chỉ là một tính năng nhỏ trong hơn 30 tính năng của GoSELL. GoSELL còn hàng chục tính năng hấp dẫn khác chờ bạn khám phá. 

Hãy đăng ký tìm hiểu về GoSELL và nhận tư vấn tại đây

 

Tags:

Bài viết cùng chuyên mục