Quy trình quản lý tồn kho chuẩn nhất cho cửa hàng bán lẻ

4 July, 2022

Trang chủ » Kinh doanh online » Quy trình quản lý tồn kho chuẩn nhất cho cửa hàng bán lẻ

 

Đối với bất kỳ cửa hàng bán lẻ nào thì việc quản lý tồn kho hiệu quả đóng vai trò rất quan trọng giúp hoạt động bán lẻ thành công. Quy trình quản lý hàng tồn kho giúp cửa hàng bán lẻ làm hài lòng khách hàng, giảm chi phí và tăng lợi nhuận. Vậy quy trình quản lý hàng tồn kho chuyên nghiệp cho cửa hàng bán lẻ là gì? Cùng GoSELL tìm hiểu các vấn đề trên qua bài viết sau đây.

Quản lý tồn kho có nghĩa là gì?

Quản lý hàng tồn kho là quá trình xử lý các vấn đề liên quan đến nhập hàng từ nhà cung cấp, các đơn đặt hàng của khách hàng, lưu trữ hàng hóa và quản lý hàng tồn kho của công ty. Đối với một số doanh nghiệp, điều này liên quan đến quản lý nguyên liệu thô và các thành phần linh kiện. Trong khi những doanh nghiệp khác có thể chỉ giải quyết các mặt hàng đã là thành phẩm và sẵn sàng để bán.

Quản lý hàng tồn kho là một công việc quan trọng. Phải luôn thực hiện liên tục và xuyên suốt trong quá trình hàng hóa lưu trữ trong kho. Dù thực hiện bằng cách nào, việc quản lý hàng tồn kho đều hướng đến sự cân bằng – có số lượng hàng tồn kho phù hợp, đúng nơi, vào đúng thời điểm. Doanh nghiệp cần đảm bảo hàng tồn không quá nhiều cũng không quá ít dẫn đến thiếu cung cấp cho các cửa hàng.

Quản lý hàng tồn kho bán lẻ

Bán lẻ là thuật ngữ chung được sử dụng để mô tả các doanh nghiệp bán các sản phẩm vật lý (vật chất) cho người tiêu dùng. Mặc dù quản lý tồn kho áp dụng cho bất cứ ngành nào nhưng nó có xu hướng đóng vai trò quan trọng trong ngành bán lẻ hơn bất kỳ ngành nào khác.

Do đó, trong bài viết này, chủ yếu tập trung vào quản lý hàng tồn kho từ góc độ bán lẻ. Bán lẻ có thể được chia thành nhiều lĩnh vực:

  • Cửa hàng: Là một công ty bán hàng thông qua cửa hàng truyền thống hoặc địa điểm thực tế.
  • Trực tuyến: Công ty bán hàng qua internet thông qua trang web thương mại điện tử hoặc sàn thương mại điện tử.
  • Đa kênh (Multichannel): Trường hợp một công ty bán hàng ở nhiều nơi khác nhau, thường là sự kết hợp của các trang web trực tuyến và cửa hàng.
  • Đa kênh (Omnichannel): Công ty cung cấp trải nghiệm thống nhất, tích hợp cho khách hàng trên tất cả các kênh trực tuyến và ngoại tuyến khác nhau mà công ty bán trên đó. (phải sử dụng phần mềm đồng bộ, quản lý đa kênh trên một nền tảng)

Doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn kinh doanh qua kênh bán buôn, (bán sỉ) . Điều này liên quan đến việc bán và tồn hàng với số lượng lớn. Đó có thể là hình thức kinh doanh B2B (doanh nghiệp đến doanh nghiệp) tham gia vào sàn thương mại điện tử B2B hoặc B2C (Doanh nghiệp đến người tiêu dùng). Do đó, hàng tồn kho của công ty sẽ cần được quản lý theo mô hình bán lẻ mà công ty đó hoạt động.

Tầm quan trọng của quản lý tồn kho

Quản lý tốt hàng tồn kho là một phần quan trọng trong việc vận hành một công ty bán lẻ. Nếu không có hàng tồn kho, doanh nghiệp trở nên vô giá trị vì nó không có hàng bán để tạo ra doanh thu và có được lợi nhuận.

Quản lý hàng tồn kho tốt giúp mang lại trải nghiệm liền mạch cho khách hàng, cải thiện dòng tiền và tối đa hóa lợi nhuận, tránh mất mát, hỏng hóc hàng hóa. Tất cả làm cho nó trở thành một nhiệm vụ cấp thiết đối với các nhà bán lẻ chuyên nghiệp. Theo quan điểm chiến lược, quản lý hàng tồn kho bán lẻ đem lại nhiều lợi ích như:

Giảm chi phí tồn kho

Khi bạn biết mình có bao nhiêu hàng và cần bao nhiêu, bạn có thể xác định mức tồn kho chính xác hơn, do đó giảm chi phí lưu kho và vận chuyển cho hàng hóa dư thừa. Các khoản tiết kiệm khác bao gồm phí vận chuyển, hậu cần, khấu hao.

Cải thiện tỷ suất lợi nhuận

Với chi phí hàng tồn kho thấp hơn và cung cấp đủ sản phẩm để đáp ứng mọi đơn đặt hàng, các nhà bán lẻ sẽ cải thiện doanh số, từ đó tăng khả năng sinh lời.

Cải thiện dòng tiền

Đưa tiền mặt để nhập quá nhiều hàng tồn kho cùng một lúc có nghĩa là bạn không có sẵn tiền cho những việc khác – như trả lương hoặc tiếp thị. Nắm chắc mức tồn kho của bạn để nhập số lượng hàng hợp lý là chìa khóa để duy trì dòng tiền tốt.

Giảm thiểu tình trạng hết hàng

Để tránh làm khách hàng thất vọng và bỏ lỡ doanh số bán hàng, các nhà bán lẻ cần tránh để xảy ra tình trạng hết hàng tồn kho. Các nhà bán lẻ có thể sử dụng các công cụ quản lý hàng tồn kho để xác định lượng hàng dự trữ là “vừa phải”, không quá nhiều cũng không quá ít. Bạn nên dự trữ hàng tồn nhiều hơn cho các sản phẩm best seller, hàng bán chạy và tồn ít cho các sản phẩm bán chậm.

Ngoài ra, khi sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho, có thông tin thời gian thực về doanh số bán hàng và kho hàng, các nhà bán lẻ có thể phản ứng nhanh chóng bằng cách sắp xếp lại hàng hóa, chuyển hàng từ một chi nhánh khác còn hàng đến cho khách mua.

Cải thiện sự hài lòng của khách hàng

Khi không có đủ hàng để đáp ứng đơn đặt hàng của khách có thể gây ra sự không hài lòng nơi khách hàng. Quản lý hàng tồn kho tốt sẽ luôn đảm bảo cung cấp đủ hàng cho khách mua. Khi khách hàng nhận được sản phẩm họ muốn, nhanh hơn với ít sai sót hoặc hết hàng, điều đó làm tăng lòng trung thành và sự hài lòng của khách hàng.

Ngăn ngừa sản phẩm hư hỏng và hết date

Quản lý hàng tồn kho giúp các nhà bán lẻ giải quyết tình trạng kém hiệu quả,  tốn kém khác xảy ra khi sản phẩm hết hạn sử dụng hoặc lỗi thời. Hiện tượng này hay xảy ra cho những thực phẩm dễ hỏng có thời hạn sử dụng hạn chế, chẳng hạn như sữa và thịt, hoặc những thực phẩm không dễ hư hỏng nhưng trở nên lỗi thời do thị hiếu của người tiêu dùng và công nghệ thay đổi.

Ví dụ: bộ sưu tập thời trang theo mùa hoặc sản phẩm chỉ bán dành riêng cho ngày lễ. Hoặc khi các hãng  công nghệ tiêu dùng bổ sung một tính năng mới cho sản phẩm, các mẫu mã cũ hơn có thể phải đối mặt với nhu cầu giảm mạnh. Chẳng hạn như tivi thông minh, hàng điện tử cuối mỗi năm đều thường giảm giá để chuẩn bị nhập các model năm sau với tính năng mới hoặc sự ra đời của smart tivi kết nối internet đã làm sụt giảm nhu cầu của các tivi thông thường, không có khả năng kết nối trực tuyến.

Giảm mất mát và tổn thất hàng hóa

Nhiều doanh nghiệp bán lẻ bị lỗ vì ghi chép không chính xác hàng tồn kho và về số lượng tiêu thụ, hoặc mất nhiều hàng hóa. Việc quản lý tồn kho tốt có thể ngăn ngừa tổn thất mất mát hàng hóa, nhân viên gian lận hoặc trộm cắp hàng, sản phẩm hư hỏng và lỗi của nhà cung cấp.

Đơn giản hóa các quy trình và tạo điều kiện thuận lợi cho tăng trưởng

Quản lý hàng tồn kho tốt cũng làm giảm xung đột trong hệ thống của bạn khi doanh số bán hàng tăng lên. Việc nhận, thực hiện đơn hàng và vận chuyển diễn ra suôn sẻ hơn, và bạn giảm thiểu sai sót, phàn nàn của khách hàng cũng như sự căng thẳng của nhân viên.

Quản lý chuỗi cung ứng dễ dàng

Nắm chắc lượng hàng tồn kho và xu hướng bán hàng giúp bạn quản lý chuỗi cung ứng của mình tốt hơn. Bạn luôn biết khi nào là thời điểm đúng lúc để đặt hàng từ các nhà cung cấp, đảm bảo có đủ hàng cho các cửa hàng.

Bạn có thể sử dụng hệ thống để quản lý bổ sung hàng tồn phù hợp nhất với mình, cho dù đó là JIT (just-in-time ordering), FIFO hay gì đi nữa. Quản lý hàng tồn kho bán lẻ giúp bạn xác định số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ: economic order quantity), số lượng đơn đặt hàng lý tưởng để giảm thiểu chi phí tồn kho bao gồm cả chi phí giữ hàng, thiếu hàng và chi phí đặt hàng, phí vận chuyển.

Xem thêm: 8 Kỹ thuật quản lý hàng tồn kho hiệu quả nhất

Quy trình 10 bước quản lý tồn kho cơ bản cho cửa hàng bán lẻ

Quản lý hàng tồn kho bán lẻ hoạt động bằng cách tạo ra các hệ thống để ghi nhận sản phẩm, nhập vào kho, theo dõi các thay đổi xảy ra khi bán hàng, quản lý luồng hàng hóa từ khi nhập đến khi bán cho người mua cuối cùng và kiểm tra số lượng hàng tồn kho.

Thông tin từ các hệ thống này giúp bạn đạt được các lợi ích của việc quản lý hàng tồn kho bán lẻ, chẳng hạn như chi phí thấp hơn và tỷ suất lợi nhuận cao hơn. Sau đây là quy trình 10 bước để quản lý hàng tồn kho bán lẻ chuẩn nhất để bạn tham khảo.

Tạo hồ sơ tập trung cho tất cả các sản phẩm

Bước đầu tiên hãy tạo hồ sơ hàng tồn kho của bạn. Liệt kê tất cả các sản phẩm bạn đang có hoặc nhập hàng theo các chi tiết sau:

  • Tên sản phẩm
  • Mã sản phẩm (SKU:Stock-keeping unit)
  • Nhãn hiệu
  • Các biến số như kích thước, giá bán lẻ, danh mục sản phẩm, số lô, vị trí trong kho và ngày hết hạn.
  • Nhà cung cấp và SKU của nhà cung cấp
  • Giá nhập, giá sỉ (giá bán buôn)
  • Số lượng đặt hàng lại tối thiểu (Minimum reorder amount)
  • Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ: Economic order quantity)
  • Hàng tồn kho hiện có 
  • Số lượng trong mỗi kiện hàng
  • Khoảng thời gian từ lúc đặt hàng cho đến khi nhận hàng từ nhà cung cấp (Reorder lead time)

Thêm hình ảnh và mô tả sản phẩm để giúp nhân viên nhận diện sản phẩm. Bước này là quan trọng nếu bạn bán hàng bằng hình thức thương mại điện tử. Khi bạn nhập thêm sản phẩm mới, hãy đưa chúng vào hồ sơ hàng tồn kho của bạn. Bất cứ khi nào thông tin như nhà cung cấp hoặc chi phí bán buôn thay đổi, hãy cập nhật thông tin đó. Thiết lập các chính sách nhập kho, bao gồm cả ai chịu trách nhiệm và thực hiện khi nào. Có dữ liệu phong phú giúp phát huy sức mạnh của hệ thống quản lý hàng tồn kho bán lẻ.

Xác định vị trí hàng tồn kho

Nếu bạn là một doanh nghiệp nhỏ chỉ có một cửa hàng, việc ghi lại vị trí hàng tồn kho của bạn rất đơn giản. Các mặt hàng có thể được trưng bày hoặc trong kho. Tuy nhiên, với các chuỗi bán lẻ có nhiều địa điểm, chi nhánh và người bán đa kênh có thể có hàng tồn kho trong nhà kho, trung tâm phân phối, kho trung chuyển, kho hàng và trên các kệ hàng.

Bạn cần xác định vị trí của sản phẩm trên từng vị trí cụ thể như khu vực, kho hàng và các kệ hàng để dễ dàng tìm kiếm khi nhận đơn đặt hàng của khách. Các sản phẩm bị đặt sai vị trí và bị bỏ sót khiến bạn khó tìm ra sản phẩm khi cần bán hàng, từ đó không có doanh số bán hàng, doanh thu bị mất đi.

Sử dụng thẻ nhận dạng đối tượng bằng tần số vô tuyến RFID (radio frequency identification), mã vạch và nhãn có chứa mã danh mục và bộ phận (category and department codes) để tự động hóa hoàn toàn hoặc tự động hóa một phần việc lập bản đồ hàng tồn của bạn.

 Đếm kho thường xuyên và chính xác

Bạn cần phải đếm hàng tồn kho của mình theo định kỳ để đảm bảo nó chính xác. Tính đến độ hao hụt (shrinkage) , hư hỏng, hàng lỗi và hàng đổi trả để tránh sai sót. Nếu bạn sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho bán lẻ sẽ giúp quá trình này dễ dàng hơn. Vì bạn chỉ cần kiểm tra chéo lại dữ liệu của mình thay vì bắt đầu đếm lại từ đầu. Vì vậy, bạn có thể chủ yếu tập trung vào độ sai lệch. 

Tần suất đếm kho phụ thuộc vào mức độ phức tạp, quy mô của doanh nghiệp bạn. Và loại hệ thống quản lý hàng tồn kho mà bạn sử dụng. Tuy nhiên, các chuyên gia khuyên bạn nên đếm hàng tồn kho mỗi quý một lần hoặc mức tối thiểu là một năm một lần. Một số doanh nghiệp đếm từng phần riêng lẻ trong kho của họ hàng ngày. Một số kỹ thuật đếm áp dụng hiện nay bao gồm đếm vật lý (physical counting) và đếm chu kỳ (cycle counting). 

Kết hợp dữ liệu bán hàng với dữ liệu hàng tồn kho để đơn giản hóa báo cáo

Bạn cần kết hợp giữa dữ liệu bán hàng và dữ liệu tồn kho. (một số hệ thống quản lý hàng tồn kho cho phép bạn tích hợp dữ liệu này). Qua đó bạn sẽ biết được mặt hàng nào đang bán với tốc độ nhanh (chỉ số được gọi là tốc độ bán hàng: sales velocity) và hàng hóa nào đang bán chậm. Sử dụng dữ liệu sản phẩm để quyết định khi nào cần đặt hàng và số lượng cần đặt hàng lại cũng như khi nào cần khuyến mại hoặc giảm giá để đẩy hàng tồn, bán chậm.

Tạo quy trình mua hàng

Tiếp theo hãy lên lịch thời gian để xem xét dữ liệu tồn kho và đặt hàng, để bạn không bị thiếu hàng khi vào mùa bán hàng, xu hướng hoặc rủi ro hết hàng. Nếu sử dụng phần mềm quản lý tồn kho điện tử, bạn có thể đặt mức tồn kho cho các sản phẩm riêng lẻ và nhận thông báo khi hàng tồn xuống thấp để tiếp tục đặt hàng lại. 

Nếu bạn đang sử dụng hệ thống quản lý hàng hóa tồn kho thủ công, hãy xem lại những mặt hàng nào đã bán hết hoặc chạm mức đặt hàng lại thì hãy thêm chúng vào danh sách mua hàng của bạn. Ưu tiên mua hàng dựa trên khả năng sinh lời, mức độ phổ biến và thời gian bán hàng của một mặt hàng. Sau đó, hãy tạo đơn đặt hàng.

Thiết lập một quy trình cho việc giảm giá và khuyến mại

Doanh số bán sản phẩm có thể không đạt được kỳ vọng vì một số lý do, chẳng hạn như giảm nhiệt của xu hướng, lỗi thời hoặc các yếu tố theo mùa. Bạn nên thiết lập các chỉ số tồn kho, xem xét các mặt hàng tồn nhiều, bán chậm để tổ chức các chương trình kích cầu, đẩy hàng tồn.

Nếu bạn tổ chức giảm giá (markdowns), hãy cân nhắc kỹ lưỡng mức chiết khấu, mức giảm cho các mặt hàng bán chạy. Điều này có thể tạo ra dòng tiền mặt để bạn nhập mặt hàng mới và tạo thêm chỗ trống trong kho, nhường chỗ nhập các mặt hàng sinh lời nhiều hơn. Ngoài ra, hãy lập chiến lược và kế hoạch trước cho các chương trình khuyến mãi và đảm bảo rằng bạn có đủ hàng để đáp ứng nhu cầu mua sắm tăng cao.

Tạo quy trình nhập kho

Trong quá trình nhận hàng và nhập kho, bạn sẽ xác minh các đơn đặt hàng đến và nhập hàng chính xác vào hệ thống kiểm kê. Tạo quy trình nhập kho để kiểm đếm chính xác số lượng hàng, xác định các lỗi hư hỏng do nhà cung cấp hoặc trong quá trình vận chuyển. Đồng thời xác định khi nào thanh toán hết tiền hàng cho nhà cung cấp, đảm bảo có đủ hàng để kinh doanh, tránh tình trạng hết hàng bất ngờ.

Kiểm tra từng lần giao hàng so với đơn đặt hàng để xác minh nội dung, số lượng có khớp với đơn đặt hàng hay không. Đếm thùng carton và pallet, xác nhận loại và số lượng sản phẩm và lưu ý những sai sót, hư hỏng hoặc thiếu hụt nếu có. Liên lạc và theo dõi với các nhà cung cấp về bất kỳ vấn đề nào xảy ra. Sau khi kiểm số lượng hàng, tình trạng đều chính xác thì có thể xác nhận vào phiếu nhận hàng và đưa lại 1 bản cho nhà cung cấp. Sau đó, nhập các sản phẩm mới vào sổ nhập kho và lưu trữ hàng hóa. 

Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, bạn có thể thêm thẻ giá (price tags) hoặc mã vạch vào kho. Phương pháp kiểm kê thường xuyên (Perpetual inventory management) là cách đơn giản nhất để quản lý tồn kho, nó liên quan đến việc đếm hàng hóa khi nhập hàng.

Tạo quy trình trả hàng

Trả hàng hay hoàn hàng là điều không ai mong muốn. Nhưng bạn có thể gặp phải vấn đề này khi kinh doanh. Nếu không có quy trình quản lý hàng tồn kho để xử lý việc trả lại hàng của khách hàng. Bạn sẽ phải đối mặt với nguy cơ tăng cao khi giữ hàng không bán được hoặc bỏ lỡ cơ hội trưng bày mặt hàng có thể bán trở lại. 

Khi khách hàng trả lại hàng, hãy kiểm tra xem mặt hàng có bị hư hỏng hoặc bị lỗi không. Và lên lịch để sửa chữa, loại bỏ hoặc trả lại nhà cung cấp nếu thích hợp. Nếu sản phẩm có thể bán được, hãy thêm sản phẩm đó vào số lượng hàng tồn kho của bạn. Và đặt sản phẩm vào đúng vị trí của nó (trong cửa hàng thực, kệ hàng trong kho, thêm tồn kho trên website thương mại điện tử v.v.).

Lập quy trình xác định hàng không tiêu thụ được

Hàng tồn kho quá nhiều (dư thừa) sẽ ảnh hưởng đến vốn và khả năng sinh lời. Hàng tồn kho chết, không tiêu thụ được (Dead stock) bao gồm các mặt hàng bị hư hỏng, giao hàng không đúng cách và các sản phẩm còn sót lại theo mùa. Đầu tiên, ghi lại các mục sản phẩm thuộc danh mục này và xóa chúng khỏi kho. Chỉ định một nơi để giữ hàng không tiêu thụ được và xử lý nó thường xuyên. Hàng tuần, hàng tháng hoặc trong khung thời gian phù hợp với doanh nghiệp. 

Gửi các hàng hóa mà bạn có thể trả lại cho nhà cung cấp. Để nhận tiền trả hàng hoặc đổi món hàng khác. Lưu ý thời hạn bất kỳ áp dụng đối với lô hàng trả lại. Trả lại hàng hóa bị hư hỏng và bị lỗi cho nhà cung cấp. Hoặc lập hồ sơ và thông báo cho nhà cung cấp, theo chính sách của họ. Tùy thuộc vào dòng sản phẩm của bạn, bạn có thể xử lý các sản phẩm còn lại. Bằng cách bán rẻ cho khách hàng bao gồm quyên góp, tái chế hoặc vứt bỏ nó.

Chọn các KPI cho hàng tồn kho của bạn

Để đánh giá mức độ thành công cho quy trình quản lý hàng tồn kho của bạn. Hãy chọn và theo dõi một số chỉ số hiệu suất chính (KPI). Ví dụ như khả năng sinh lời, giá trị hàng tồn kho, tỷ lệ hàng bán. Và tỷ lệ doanh thu là những thước đo cần thiết cho các nhà bán lẻ.

Xem thêm: Quản lý sản phẩm tồn kho như thế nào khi bán hàng đa kênh?

GoSELL, nền tảng giúp quản lý tồn kho hiệu quả

Như vậy qua bài viết trên bạn đã tìm hiểu về quy trình quản lý tồn kho chuẩn nhất bạn nên áp dụng. Trong thời đại công nghệ 4.0, để quản lý hàng hóa, tồn kho chuyên nghiệp, hiệu quả bạn. Nên không nên sử dụng phương pháp thủ công bằng sổ sách, Excel. Mà nên sử dụng các phần mềm quản lý chuyên dụng. 

GoSELL là giải pháp quản lý bán hàng rất phù hợp các cửa hàng lớn, nhà bán lẻ có nhiều chi nhánh, nhập nhiều hàng hóa. Sau đây là các tính năng nổi bật của phần mềm này.

 

 

  • Tạo và quét mã vạch, mã SKU in lên sản phẩm
  • Quét mã vạch sản phẩm bằng điện thoại di động hoặc máy quét mã vạch
  • Cho phép kết nối với các thiết bị ngoại vi. Bao gồm máy POS cầm tay, máy quẹt thẻ, máy in hóa đơn, mã vạch. Giúp đẩy nhanh quá trình thanh toán tại quầy
  • Tạo đơn hàng, in hóa đơn và phiếu vận chuyển
  • Quản lý đơn hàng, theo dõi được tình trạng đơn hàng và thanh toán
  • Đa dạng hình thức thanh toán và vận chuyển, bán hàng công nợ.
  • Quản lý tồn kho chính xác theo thời gian thực, đảm bảo không có sai sót
  • Nắm bắt và quản trị hàng tồn kho nhiều chi nhánh, chuyển hàng giữa các cửa hàng.
  • Quản lý danh sách nhà cung cấp, tạo đơn nhập hàng từ nhà cung cấp.
  • Kiểm soát nhân viên các cửa hàng, đánh giá được hiệu quả làm việc của nhân viên

GoSELL còn có rất nhiều tính năng hữu ích khác để bạn khám phá. Đăng ký tìm hiểu và nhận tư vấn miễn phí về GoSELL tại:

Hotline: 02873030800

Email: [email protected]