Kiến thức

Quy trình quản lý kho hàng hiệu quả cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

26 Tháng Chín, 2022

Quản trị kho hàng là yếu tố quyết định đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì vậy, ngoài nắm vững các kiến thức chuyên môn và kỹ năng thì cần phải biết quy trình biết áp dụng các phương pháp quản lý. Với quy trình quản lý kho hiệu quả theo 5 bước mà chúng tôi chia sẻ trong bài viết dưới đây, hy vọng doanh nghiệp có thể tìm được phương pháp quản lý phù hợp.

Phương pháp sắp xếp kho hàng tối ưu

Quy trình quản lý kho hàng được sắp xếp khoa học sẽ giúp quá trình vận hành của doanh nghiệp đạt hiệu suất cao và dễ dàng cho việc tìm kiếm, kiểm kê và đánh giá một cách khách quan nhất. 

Ngoài kỹ năng sắp xếp logic, hiệu quả bạn cũng cần chuẩn bị các kệ hàng để bảo quản hàng hóa trong điều kiện tốt nhất; tránh các tác động ngoại lực làm ảnh hưởng đến chất lượng, bao bì.

Nên chọn cách bố trí kho hàng thành các khu vực cụ thể để sắp xếp các mặt hàng phù hợp như hàng khô, hàng cần nhiệt độ mát, hàng có mùi, hàng hóa chất, hàng dễ cháy. Điều này giúp tránh sự ảnh hưởng làm giảm chất lượng lẫn nhau giữa các mặt hàng cũng như tạo thuận tiện cho quá trình xuất nhập, quản lý.

Bạn có thể sắp xếp kho theo mã SKU (mã hàng hóa) như một số doanh nghiệp khác đang làm. Theo đó hàng hóa được đặt tên dựa vào vị trí đặt và tính chất của hàng sao cho khi nhìn vào tên gọi sẽ xác định được vị trí của loại hàng đó.

Tổ chức nhân sự quản lý kho

Công việc hằng ngày của nhân viên kho đó là tiếp nhận và kiểm tra chi tiết các chứng từ, giấy tờ liên quan đến xuất nhập, lưu chuyển hàng hóa trong kho của mình. Vì vậy một nhân viên kho hiệu quả phải thành thạo các kỹ năng kiểm tra, nhập phiếu để công việc tiến hành hiệu quả, thuận lợi không bị gián đoạn giữa các quy trình. Ngoài ra nhân viên kho cần thành thạo thuần thục việc lập phiếu xuất kho đầy đủ chi tiết với những đối tác khách hàng hay xuất nhập hàng hóa cho đại lý, nhà phân phối, cửa hàng…

Vấn đề nhà quản lý luôn đau đáu ở bộ phận kho đó là nhân viên tuồn hàng ra ngoài thậm chí là tự ý sử dụng gây thất thoát hàng hóa. Để ngăn chặn tình trạng này, người quản lý phải tổ chức nhân sự thật chặt chẽ.

Ngay từ đầu phải sàng lọc, tuyển chọn người phù hợp, trung thực ngay từ khâu tuyển dụng; xây dựng bộ các quy định nghiêm ngặt; xử lý các tình trạng vi phạm để làm gương trong bộ phận công nhân viên. Đồng thời phân quyền cho từng người nhằm tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm khi có vấn đề xảy ra.

Xem thêm: Những lưu ý quan trọng khi quản lý kho hàng cho doanh nghiệp bán lẻ

Kiểm kê kho hàng định kỳ

Phương pháp kiểm kê tồn kho định kỳ được lên kế hoạch cụ thể như kiểm 2 tuần một lần, kiểm theo tháng hay theo quý, tùy thuộc vào mỗi cửa hàng. Phương pháp này phù hợp với những cửa hàng có nhiều mặt hàng, mẫu mà và sản phẩm nhưng giá trị không quá cao.

Đây là hoạt động cần thường xuyên thực hiện trong quy trình quản lý kho hàng để đạt hiệu quả tốt nhất. Vì những ngân khách quan như: người dùng quên nhập dữ liệu; nhập sai hoặc nhầm giữa hàng hóa này với hàng hóa khác… có thể dẫn đến sự chênh lệch hàng hóa giữa thực tế và báo cáo. Do đó để xác định số lượng hàng hóa trong kho có khớp với báo cáo tình trạng hư hỏng, giảm chất lượng thực tế thì doanh nghiệp nên định kỳ kiểm kê kho hàng của mình. 

Hơn nữa, việc làm này hỗ trợ cho người quản lý kịp thời ra quyết định luân chuyển hàng hóa; tránh tình trạng hao mòn, giảm giá trị sử dụng của hàng hóa. 

Xem thêm: Kinh nghiệm quản lý kho, 10 cách quản lý kho hàng hiệu quả nhất

Phương pháp quản lý kho FIFO và LIFO

FIFO (First in – First out) là hàng hóa nào nhập trước sẽ ưu tiên xuất trước. Áp dụng hiệu quả cho các hàng hóa có thời hạn ngắn như: thực phẩm; thời trang theo trend, sản phẩm công nghệ;…Khi áp dụng cách thức quản lý hàng hóa này, người thực hiện cần lưu ý chọn vị trí thông thoáng; sắp xếp khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho việc xuất – nhập diễn ra liên tục.

Ngược lại LIFO (Last in, First out) là hàng mới nhập sẽ được xuất đi trước. Cách này đảm bảo cập nhật thời giá, cân đối chi phí sản xuất với giá bán sẽ phù hợp để quản lý hàng hóa có thể tồn kho lâu như vật liệu xây dựng. Phương pháp này giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, theo dõi thời giá trên thị trường để có sự điều chỉnh phù hợp nhất. Và tất nhiên sử dụng LIFO phải phù hợp với những dòng sản phẩm không bị giới hạn về thời gian.

Quản lý kho hàng hiệu quả cùng GoSELL

Số lượng hàng hóa ngày càng nhiều và quá trình hàng hóa ra vào kho hàng thường xuyên sẽ gây khó khăn cho bạn trong quá trình quản lý kho hàng. Bạn không nắm bắt được số lượng sản phẩm còn lại bao nhiêu để kịp thời bổ sung hàng hóa hoặc lên kế hoạch xả hàng để tránh tình trạng lỗ vốn và mất chi phí quản lý kho hàng.

Không những thế, số lượng sản phẩm bị thất thoát nhưng bạn lại không biết nguyên nhân. Hiểu được khó khăn đó, GoSELL đã thiết lập tính năng quản lý kho hàng trên app bán hàng giúp bạn không còn băn khoăn trong hoạt động quản lý cửa hàng.

Thông qua tính năng quản lý kho hàng bạn có thể đồng bộ với số lượng tồn kho trong các kênh bán hàng online như cửa hàng trực tuyến, Shopee, Lazada, GoMUA…Từ đó sẽ giúp quy trình quản lý kho hàng nhanh hơn và hiệu quả hơn.

• Quản lý thông tin kho hàng
• Nắm bắt được vị trí hàng hóa 
• Tìm kiếm sản phẩm nhanh chóng
• Kiểm soát quá trình đặt hàng
• Theo dõi quá trình nhập kho
• Phân quyền cho nhân viên

Đặc biệt, GoSELL cho phép tổ chức lưu kho, sắp xếp kho một cách logic chỉ thông qua chiếc smartphone hiện đại. Các chức năng của quản lý kho hỗ trợ người dùng lược bỏ các thao tác thủ công gây lãng phí thời gian; đảm bảo tính chính xác khi các số liệu được cập nhật theo thời gian thực; phân tích báo cáo chính xác về tình trạng hàng tồn kho cho người quản lý tại thời điểm họ kiểm tra.

Kết luận

Hy vọng quy trình quản lý kho mà chúng tôi chia sẻ trên sẽ giúp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ quả lý hàng hóa của mình một cách khóa học hơn. Hiện nay, sử dụng nền tảng bán hàng để quản lý kho là công cụ mạnh mẽ nhất để tối ưu nguồn lực trong doanh nghiệp.

Đặc biệt các doanh nghiệp vừa và nhỏ nhằm tự động hóa quy trình; giảm lãng phí thời gian và chi phí cho các khâu kho hàng, nhân sự, khách hàng. Để tìm ra giải pháp phù hợp nhất với mình, hãy liên hệ cho chúng tôi. Đội ngũ chuyên gia của GoSELL sẽ giúp bạn đào sâu phân tích và tìm ra giải pháp chuyên sâu hiệu quả nhất.