Kiến thức
8 Kỹ thuật quản lý hàng tồn kho hiệu quả nhất
7 Tháng Bảy, 2022
Quản lý hàng tồn kho là một hoạt động theo dõi và kiểm soát các đơn đặt hàng, tồn kho, việc sử dụng và lưu trữ hàng hóa. Quản lý kho không đúng cách có thể dẫn đến tăng chi phí lưu kho, thiếu vốn lưu động, lãng phí nguồn lao động, tăng thời gian nhàn rỗi, gián đoạn chuỗi cung ứng,… Tất cả những điều này dẫn đến giảm doanh số và khách hàng không hài lòng. Vì vậy, quản lý hàng tồn kho là một khía cạnh quan trọng của doanh nghiệp mà ban lãnh đạo không thể bỏ qua. Quản lý kho hàng hiệu quả là yếu tố bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp.
Sau đây, GoSELL sẽ giới thiệu đến bạn các loại kỹ thuật quản lý hàng tồn kho khác nhau có thể giúp quản lý kho hiệu quả. Chúng bao gồm:
Mục Lục
Phân tích ABC
Phân tích ABC là viết tắt của Always Better Control Analysis. Đây là một kỹ thuật quản lý hàng tồn kho trong đó các mặt hàng tồn kho được phân loại thành ba loại cụ thể là: A, B và C.
Các mặt hàng trong danh mục hàng tồn kho A được kiểm soát chặt chẽ vì nó bao gồm hàng tồn kho có giá cao, chúng có thể có số lượng tồn kho ít nhưng rất đắt tiền. Các mặt hàng trong danh mục B là hàng tồn kho tương đối ít tốn kém hơn so với danh mục A và số lượng mặt hàng trong danh mục B là vừa phải nên mức độ kiểm soát cũng vừa phải. Danh mục C bao gồm một số lượng lớn các mặt hàng tồn kho với giá thấp, yêu cầu đầu tư ít hơn nên mức độ kiểm soát là tối thiểu.
Phương pháp FIFO hoặc LIFO
FIFO và LIFO là 2 phương pháp quản lý kho thường được áp dụng ở Việt Nam.
FIFO (First In, First Out) là phương pháp hàng nhập trước xuất bán trước thường được áp dụng cho các loại hàng hóa có thời gian sử dụng ngắn như thực phẩm, bánh kẹo, thời trang, sản phẩm công nghệ…
LIFO (Last In, First Out) là phương pháp hàng nhập sau, xuất bán trước, thường được áp dụng đối với hàng hóa không có hạn sử dụng chẳng hạn như vật liệu xây dựng, trong khi nhà bán lẻ không có kho, không đủ không gian chất hàng trong kho
Phương pháp Just In Time (JIT)
Trong phương pháp kiểm soát hàng tồn kho Just in Time, công ty chỉ giữ lại lượng hàng tồn kho cần thiết trong quá trình sản xuất. Không có hàng tồn kho dư thừa trong kho, công ty tiết kiệm được chi phí lưu kho và bảo hiểm. Công ty đặt hàng thêm hàng tồn kho khi lượng hàng tồn kho cũ gần đến mức tồn kho cần được bổ sung.
Đây là một phương pháp quản lý hàng tồn kho có chút rủi ro vì một chút chậm trễ trong việc đặt hàng hàng tồn kho mới có thể dẫn đến tình trạng hết hàng. Vì vậy, phương pháp này đòi hỏi phải có kế hoạch phù hợp để có thể kịp thời đặt các đơn hàng mới.
Tham khảo thêm: Quản lý hàng tồn kho không còn khó khăn nếu thực hiện đúng cách
Phương pháp lập kế hoạch yêu cầu vật liệu (MRP: Material Requirements Planning)
MRP là một phương pháp kiểm soát hàng tồn kho, trong đó nhà sản xuất đặt hàng tồn kho sau khi xem xét dự báo bán hàng. Hệ thống MRP tích hợp dữ liệu từ các lĩnh vực khác nhau của doanh nghiệp có tồn kho. Dựa trên dữ liệu và nhu cầu trên thị trường, người quản lý sẽ cẩn thận đặt hàng cho hàng tồn kho mới với các nhà cung cấp nguyên vật liệu.
Mô hình số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ: Economic Order Quantity)
Kỹ thuật EOQ tập trung vào việc đưa ra quyết định về số lượng hàng tồn kho mà công ty nên đặt hàng tại thời điểm nào và khi nào họ nên đặt hàng. Trong mô hình này, người quản lý kho sẽ đặt hàng khi lượng hàng tồn kho đạt đến mức tối thiểu. Mô hình EOQ giúp tiết kiệm chi phí đặt hàng và chi phí thực hiện phát sinh trong khi đặt hàng. Với mô hình EOQ, tổ chức có thể đặt đúng số lượng hàng tồn kho mình cần.
Lượng tồn kho an toàn tối thiểu
Tồn kho an toàn tối thiểu là mức tồn kho mà một tổ chức duy trì để tránh tình trạng hết hàng. Đây là mức mà người quản lý kho đặt hàng mới trước khi hết hàng tồn kho hiện có. Ví dụ: nếu tổng lượng hàng tồn kho trong một tổ chức là 18.000 đơn vị, họ sẽ đặt đơn đặt hàng mới khi hàng tồn kho đạt tới 10,000 đơn vị. Do đó, 8.000 đơn vị hàng tồn kho sẽ là một phần của mức tồn kho an toàn tối thiểu.
Tham khảo thêm: Điều phối và quản lý tồn kho ở nhiều chi nhánh hiệu quả với GoSELL
Phân tích VED
VED là viết tắt của Vital Essential and Desirable (Hàng chính yếu và mong muốn). Các tổ chức chủ yếu sử dụng kỹ thuật này để kiểm soát các phụ tùng thay thế của hàng tồn kho. Chẳng hạn như, đòi hỏi mức tồn kho cao hơn được đối với các bộ phận quan trọng rất tốn kém và cần thiết cho sản xuất.
Những phụ tùng khác là những phụ tùng thay thế thiết yếu, mà sự thiếu hụt tồn kho của chúng có thể làm chậm quá trình sản xuất, do đó cần phải duy trì lượng hàng tồn kho đó. Tương tự, một tổ chức có thể duy trì mức tồn kho thấp cho các bộ phận, phụ kiện mong muốn, mà những phụ kiện này thường không cần nhiều cho dây chuyền sản xuất.
Phương pháp FSN (Fast, Slow & Non-moving)
Phương pháp kiểm soát hàng tồn kho này rất hữu ích để kiểm soát hàng tồn kho lỗi thời. Tất cả các mặt hàng của hàng tồn kho không được sử dụng theo cùng thứ tự; một số mặt hàng được yêu cầu nhập hàng thường xuyên, trong khi một số không cần thường xuyên. Vì vậy, phương pháp này phân loại hàng tồn kho thành ba loại, hàng tồn kho luân chuyển nhanh, hàng tồn kho luân chuyển chậm và hàng tồn không luân chuyển. Đơn đặt hàng cho hàng tồn kho mới được đặt dựa trên việc sử dụng hàng tồn kho.
Hàng tồn kho luân chuyển nhanh, bao gồm hàng tồn kho thay đổi số lượng nhanh chóng và cần được bổ sung rất thường xuyên. Đây là các mặt hàng bán chạy của doanh nghiệp. Nhìn chung, hàng tồn kho thuộc loại này có tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho lớn hơn 3 và chiếm khoảng 10-15% tổng lượng hàng tồn kho.
Hàng tồn kho luân chuyển chậm là hàng tồn kho thay đổi chậm trong chuỗi cung ứng và có tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho từ 1-3. Nó thường chiếm 30-35% tổng lượng hàng.
Hàng tồn kho hiếm khi luân chuyển với tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho dưới 1 và chiếm 60-65% tổng lượng hàng tồn kho được gọi là Hàng tồn kho không di chuyển.
Quản lý kho hiệu quả với GoPOS
Bạn đang cần tìm ứng dụng vừa quản lý bán hàng cho cửa hàng truyền thống vừa có các tính năng quản lý kho hiệu quả. Hãy sử dụng GoPOS.
GoPOS là phần mềm quản lý bán hàng của GoSELL. Với tính năng quản lý kho hàng, các dữ liệu bán hàng của bạn được cập nhật nhanh chóng trên hệ thống. Dữ liệu tồn kho của bạn được đồng bộ qua đa kênh như: cửa hàng, website, app ứng dụng, sàn thương mại điện tử như: Lazada, Shopee, GoMUA… giúp theo dõi được tình hình kinh doanh đa kênh.
Bạn có thể theo dõi thông tin sản phẩm theo SKU, mã vạch, tên sản phẩm để biết chính xác sản phẩm nào còn hàng, sắp hết hàng để có kế hoạch nhập hàng kịp thời. Mọi thông tin về lịch sử xuất nhập kho cũng được báo cáo, theo dõi trên hệ thống. Chủ doanh nghiệp có thể phân quyền nhân viên theo chức năng, nhiệm vụ để quản lý kho hàng, tạo đơn hàng, chăm sóc khách hàng…
GoPOS còn giúp bạn tạo và quét mã vạch, kết nối với các thiết bị ngoại vi như máy tính tiền, đầu đọc thẻ, máy in hóa đơn, máy POS cầm tay quét mã vạch…
Còn nhiều tính năng khác của GoPOS vui lòng đăng ký thông tin tìm hiểu về sản phẩm tại đây.
Kết Luận
Quản lý hàng tồn kho là một phần thiết yếu của mọi doanh nghiệp. Với một hệ thống quản lý kho hiệu quả, doanh nghiệp có thể giảm đáng kể các chi phí khác nhau như chi phí lưu kho, chi phí vận chuyển hàng tồn kho, chi phí đặt hàng, chi phí lỗi thời, v.v. Quản lý tồn kho cải thiện chuỗi cung ứng của doanh nghiệp. Các nhà quản lý có thể dự báo mức độ sản xuất mà họ cần để đặt hàng mới cho hàng tồn kho. Do đó, các tổ chức nên thực hiện tất cả các bước cần thiết để duy trì một hệ thống quản lý và kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả.
