Quản lý đơn hàng: quy trình 5 bước hiệu quả

4 May, 2021

Trang chủ » Chia sẻ kinh nghiệm » Quản lý đơn hàng: quy trình 5 bước hiệu quả

Quản lý đơn hàng không chỉ đơn giản là kiểm tra, xác nhận đơn hàng. Với việc kinh doanh ngày càng mở rộng và phát triển, số lượng đơn hàng tăng lên kéo theo nhiều phiền toái trong khâu xử lý. Một quy trình khoa học, bài bản sẽ giúp bạn quản lý chúng hiệu quả và nhanh gọn hơn.

quan_ly_don_hang

Quản lý đơn hàng là gì?

Quản lý đơn hàng được định nghĩa là một quy trình bắt đầu từ khi tạo đơn, xử lý đơn hàng, xác nhận và vận chuyển đến khi giao hàng thành công. Trong nhiều mô hình kinh doanh, quá trình này có thể kéo dài đến giai đoạn giải quyết các vấn đề, đổi hàng, hoàn hàng và nhận đánh giá của khách.

quan_ly_don_hang

Có được đơn hàng không phải là mục tiêu cuối cùng của việc bán hàng. Mà xử lý tốt các thông tin liên quan để tối ưu công việc kinh doanh, giúp phát sinh thêm nhiều đơn hay nhiều khách hàng nữa, mới chính là mục tiêu của mọi nhà bán hàng.

Quy trình quản lý đơn hàng hiệu quả

Mỗi cửa hàng, doanh nghiệp hoặc một mô hình kinh doanh nhất định sẽ có một quy trình riêng cho mình. Tuy nhiên, ở mỗi quy trình đều sẽ có ưu và khuyết điểm. Dưới đây là quy trình 5 bước khi quản lý đơn hàng có thể áp dụng chung cho nhiều mô hình kinh doanh đã được kiểm chứng và mang lại hiệu suất cao nhất.

Nhận đơn hàng và kiểm tra tồn kho

Khi đã tư vấn và chốt đơn thành công từ khách, hãy nhanh chóng kiểm tra tồn kho sớm nhất có thể. Đừng để chốt đơn hàng rồi mới báo hết hàng, điều này sẽ dễ gây phiền lòng khách, làm họ thất vọng, tăng khả năng mất đơn.

Hãy đảm bảo hệ thống quản lý kho của bạn luôn sẵn sàng để thông tin chi tiết và chính xác nhất mọi lúc bạn cần. Có thể tham khảo thêm cách quản lý kho sau đây để tối ưu giai đoạn này.

Xác nhận đơn hàng

Sau khi chốt được đơn hàng thành công từ khách, hãy cẩn thận kiểm tra tất cả thông tin trước khi xác nhận. Các thông tin mà bạn cần lưu ý kỹ bao gồm:

  • Thông tin liên hệ với khách hàng: địa chỉ, số điện thoại liên lạc, tên, email…
  • Thông tin sản phẩm: tên, mã sản phẩm, mẫu mã, chủng loại, màu sắc…
  • Thông tin khác: yêu cầu về thời gian vận chuyển, ghi chú thêm…

Đóng gói và vận chuyển

Khi các thông tin đã hoàn tất, tiếp theo người bán hàng sẽ tiến hành gói hàng, in hóa đơn, in phiếu vận chuyển và chuyển thông tin cho đơn vị vận chuyển.

quan_ly_don_hang

Quá trình này đòi hỏi thông tin phải chính xác, hạn chế đến mức tối thiểu các sai sót và nhầm lẫn thông tin. Nhầm lẫn hay sai sót là điều thường thấy khi các nhà bán hàng online xử lý thủ công. Tuy nhiên, quá trình này có thể được tối ưu bằng cách sử dụng phần mềm, công cụ quản lý.

Nền tảng quản lý bán hàng GoSELL là một trong những công cụ hỗ trợ tốt được nhiều đơn vị kinh doanh online tin dùng. Đây là nền tảng có thể giúp bạn quản lý từ sản phẩm kho hàng đến đơn hàng và vận chuyển. Vì thế, nếu sử dụng sản phẩm của GoSELL, quá trình này sẽ tốn ít thời gian nhưng vẫn đạt hiệu suất cao nhất.

Ngoài ra, từ cuối tháng 5/2021, bản cập nhật 2.9 sẽ cho phép người bán in hóa đơn và phiếu vận chuyển của nhiều đơn hàng cùng lúc. Điều này tạo điều kiện cho những người bán hàng với hàng trăm đơn hàng mỗi ngày có thể đẩy nhanh tiến độ. Với một hệ thống đồng bộ thông tin giúp mọi thứ vận hành chuẩn xác hơn, và việc in hóa đơn, phiếu vận chuyển hàng loạt sẽ giúp người bán tiết kiệm được nhiều thời gian cho công việc quản lý, xử lý đơn hàng.

Đồng thời, với việc tích hợp các nhà vận chuyển sẵn trong nền tảng cũng giúp người bán chọn lựa và đẩy thông tin cho nhà giao hàng nhanh hơn.

Theo dõi đơn hàng

Sau khi chuyển đơn, người kinh doanh sẽ nhận được mã vận đơn để tra cứu đơn hàng. Đây là quá trình tưởng đơn giản nhưng lại ảnh hưởng lớn đến ấn tượng của khách hàng về mình.

Có rất nhiều vấn đề khi vận chuyển hàng hóa nếu không xử lý kịp có thể dẫn đến ảnh hưởng xấu cho người bán, làm mất uy tín, hình ảnh và mất đi sự tín nhiệm của những khách hàng tiềm năng. Vì thế, theo dõi sát sao quá trình này sẽ giúp người bán kịp thời xử lý và tăng thiện cảm trong mắt khách hàng.

quan_ly_don_hang

Tiếp nhận đánh giá từ khách hàng

Đừng vội nghĩ mọi việc đã xong khi hàng đến tay khách. Những người mua sắm online xem trọng nhất chính là đánh giá sản phẩm từ các khách hàng cũ, và đó chính là những người mà bạn vừa giao hàng.

Hãy cập nhật thường xuyên các đánh giá sản phẩm. Đặc biệt lưu ý đến các đánh giá không tốt, sản phẩm gặp vấn đề khi đến tay khách hàng… và phản hồi nhanh nhất có thể. Những khách hàng đến sau có thể sẽ thấy được thái độ tận tâm và sự chăm sóc chu đáo từ bạn khi xử lý các tình huống xấu này.

Nền tảng GoSELL cũng có thể giúp bạn theo dõi nhanh hơn với tính năng đánh giá sản phẩm. Qua đó bạn có thể biết được tình trạng hàng hóa và kịp thời xử lý các trường hợp xấu. Ngoài ra, những thông tin về đơn hàng, khách hàng mà bạn đã thu thập cũng sẽ được tổng hợp và cung cấp dữ liệu để bạn tối ưu các sản phẩm kinh doanh, hoặc xây dựng chiến lược bán hàng, marketing đến các khách hàng mục tiêu của mình.

quan_ly_don_hang

Dù quy mô kinh doanh của bạn như thế nào đi nữa, có một quy trình quản lý đơn hàng khoa học sẽ luôn giúp bạn quản lý tốt hơn. Cộng với sự hỗ trợ tối đa từ các công cụ quản lý bán hàng như GoSELL, người bán có thể đạt được doanh số và mức tăng trưởng lợi nhuận đáng mơ ước khi quy trình kinh doanh hoạt động hiệu quả.